تاثیر اتوماسیون اداری بر چابکی سازمان

همانطور که میدانید، بازار های امروزی تحت تأثیر تکنولوژی و تغییرات مستمر هستند و برای رقابت در این بازارها، کسب و کارها باید با تغییرات و به‌روزرسانی های مداوم سازگار شوند. چابکی، یک ویژگی اساسی است که به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا بهتر بتوانند با تغییرات تطابق پیدا کنند. یکی از ابزارهای اصلی برای افزایش چابکی سازمان، استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری است. در این مقاله، سازمان چابک را تعریف کرده و نقش اتوماسیون اداری را در افزایش چابکی سازمان بررسی می‌کنیم.

سازمان چابک به سازمانی اطلاق می‌شود که بتواند سریع ترین واکنش را در برابر تغییرات مداوم سازمان به دنبال داشته باشد. این سازمان‌ها با حفظ ثبات و پایداری و استفاده از استراتژی‌، ابزارها و تکنولوژی‌های مناسب، قدرت و پویایی خود را تقویت کرده و می توانند محصولات و خدمات خود را با توجه به نیازهای بازار و مشتریان، سفارشی‌سازی کنند. از قابلیت های دیگر این سازمان ها، آمادگی برای هرگونه تغییر ناگهانی در شرایط بحرانی و اقتصادی و بهره برداری از فرصت های به وجود آمده است.

دستیابی به چابکی در یک سازمان مدرن و امروزی، با چالش‌های متعددی همراه است اما نرم‌افزار اتوماسیون اداری می‌تواند با ارائه امکانات متنوع به سازمان‌ها در زمینه‌های مختلف، به افزایش چابکی آنها، کمک کند. در ادامه، برخی از این امکانات را معرفی می‌کنیم:

امکان خودکارسازی فعالیت‌های واحد دبیرخانه

عامل اصلی چابکی سازمان، سرعت در انجام مکاتبات است. با استفاده از یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری، فعالیت‌های دبیرخانه را می‌توان به صورت اتومات انجام داد. این نرم‌افزار به شما این امکان را می‌دهد تا مکاتبات را سریع‌تر انجام داده، نامه‌های وارده و صادره را ثبت و شماره‌گذاری کرده و آنها را به خوبی بایگانی و طبقه‌بندی کنید. به عنوان مثال، با استفاده از نرم‌افزار دبیرخانه، می‌توانید نامه‌ها را به سرعت در سازمان پخش کرده و سطح دسترسی کاربران را نیز مدیریت کنید. این تغییرات به سازمان شما کمک می‌کند تا سرعت در مکاتبات را افزایش داده و در نتیجه چابکی سازمان را بهبود بخشید.

امکان مدیریت مکاتبات با کارتابل الکترونیک هوشمند

حتی اگر سرعت انجام مکاتبات در یک سازمان بالا باشد، چابکی سازمان و افزایش سرعت کارکنان، وابسته به مدیریت مناسب این مکاتبات و پاسخگویی به آنهاست. یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری حرفه ای با ارائه کارتابل الکترونیک هوشمند، به شما کمک می‌کند تا از طریق یک فضای مرکزی، به تمامی نامه‌ها، فرم‌ها، یادداشت‌ها و لیست وظایف خود دسترسی داشته باشید و آنها را به بهترین شکل، مدیریت و دسته‌بندی کنید. این کارتابل الکترونیک قابلیت دسته‌بندی هوشمند نامه‌ها و اولویت‌بندی کارها بر اساس شروط تعیین شده توسط شما را دارد. این امکان نه تنها به افزایش سرعت انجام کارها و بهره‌برداری بهینه از زمان می‌انجامد، بلکه افزایش چابکی سازمان را نیز به همراه خواهد داشت.

امکان مدیریت امور

یک سازمان بدون مدیریت کارآمد امور و نظارت دقیق بر آنها، قابلیت سازگاری با تغییرات را ندارد. یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری مناسب با داشتن زیرسیستم مدیریت امور، به شما این امکان را می‌دهد تا پروژه‌های مختلف و وظایف مشخصی را برای کارکنان تعیین کرده، زمان‌بندی انجام آنها را مشخص نموده و گزارشات مربوط به پیشرفت آنها را دریافت کنید.

. این امکانات باعث بازدهی بیشتر و در نتیجه افزایش چابکی سازمان خواهد شد.

امکان طراحی و گردش انواع فرم‌های تجاری

استفاده از فرم‌های مختلف برای جمع‌آوری و گردش اطلاعات یکی از وظایف ضروری در سازمان‌ها است. اما پر کردن و گردش دستی و فیزیکی این فرم‌ها، زمان‌بر بوده و موجب کاهش سرعت عمل سازمان می‌شود. یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری مناسب با داشتن یک زیرسیستم فرم‌ساز، تمامی فرم‌های مورد نیاز شما را به صورت دیجیتالی طراحی کرده و سرعت عمل شما را بهبود می بخشند. همچنین می‌توانید نتایج حاصل از این فرم‌ها را به راحتی جمع‌آوری و گزارش‌های مورد نیاز را از آنها تهیه کنید.

امکان بهره‌گیری از تقویم سازمانی و مدیریت جلسات

برنامه‌ریزی و مدیریت بهینه جلسات در سازمان، نقش حیاتی در افزایش سرعت امور دارد. برای افزایش چابکی، سازمان باید تمرکز خود را بر تسریع و سهولت مدیریت جلسات قرار دهد. یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری مناسب با دارا بودن زیرسیستم مدیریت جلسات و تقویم سازمانی، شرایطی را فراهم می‌کند تا جلسات خود را به صورت دیجیتالی و با ارائه جزئیاتی مانند اطلاعات مدعوین، مکان و زمان برگزاری و موضوع جلسه، تعریف و مدیریت کنید. سپس از طریق پیامک یا ایمیل، اعضای دعوت‌شده به جلسه را آگاه سازید. همچنین، یادآوری جلسات سازمانی نیز به صورت دیجیتال و خودکار انجام می‌شود، که این ویژگی، جلسات را منظم و هماهنگ کرده و با سرعت و سهولت بیشتری برگزار می گردند.

امکان خودکارسازی فرآیندهای تکراری و دستی

وجود فرآیندهای تکراری، دستی و پیچیده در سازمان، می‌تواند منجر به کند شدن روند تصمیم‌گیری و هدررفت منابع و انرژی شود. با استفاده از یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری و زیرسیستم BPMS، شما می‌توانید فرآیندهای تکراری را به صورت دیجیتال مدل‌سازی کرده و آنها را به صورت خودکار اجرا کنید. همچنین می‌توانید اصلاحات لازم برای بهینه‌سازی فرآیندها را به راحتی انجام دهید. این اقدامات منجر به کاهش پیچیدگی و خطاهای انسانی و همچنین افزایش سرعت و چابکی در سازمان می‌شود.

علاوه بر این، BPMS دارای مزایایی است که به چابکی سازمان کمک می‌کند. این مزایا شامل شناسایی و حذف تنگناهای موجود در فرآیندها، تسریع ایجاد تغییر در فرآیندها و به روزرسانی آنها، تسریع انطباق با تغییرات قانونی و یکپارچه‌سازی فعالیت‌های واحدهای مختلف سازمان است.

امکان گزارش‌گیری و افزایش شفافیت

برای افزایش چابکی در سازمان، مدیران باید گزارش‌های دقیقی از عملکرد کارکنان در اختیار داشته باشند. یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری مناسب با استفاده از زیرسیستم گزارش‌نویسی، این امکان را فراهم می‌کند که داده‌های مربوط به مکاتبات و فعالیت‌های کارکنان را جمع‌آوری کرده و دسترسی سریع و آسانی به آمار و اطلاعات مربوطه را، گزارش دهد. این اقدام نه تنها شفافیت امور را افزایش می‌دهد، بلکه امکان دستیابی به گزارش‌های دقیق و در صورت نیاز، ایجاد تغییرات فوری در عملکرد سازمان و مدیریت منابع را فراهم می‌کند.

امکان یکپارچه‌سازی سیستم‌ها

پراکندگی و عدم ارتباط بین نرم‌افزارهای استفاده شده در واحدهای مختلف سازمان، باعث کاهش چابکی و انعطاف‌پذیری سازمان خواهد شد. یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری مناسب با استفاده از یک API، این قابلیت را به شما می دهد تا این سیستم‌ها و نرم‌افزارهای پراکنده را به یکدیگر متصل کرده و با ایجاد ارتباط سریع بین آنها، مشارکت بین واحدهای مختلف را افزایش دهید. این اقدام به تسریع ارتباط بین سیستم‌های نرم‌افزاری مختلف منجر شده و چابکی سازمان را بهبود می‌بخشد.

برای افزایش تطابق پذیری سازمان‌ها با تغییرات خارجی، چابک‌سازی ضروری بوده و استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری ابزاری حیاتی برای دستیابی به این هدف می‌باشد. یکی از بهترین نمونه‌های این نرم‌افزارها در ایران، نرم‌افزار اتوماسیون اداری سینا پردازش است که با دارا بودن امکانات و زیرسیستم‌های متنوع مانند دبیرخانه، فرم‌ساز، کارتابل هوشمند، مدیریت کارها، مدیریت جلسات و مدیریت فرآیندها (BPMS)، این قابلیت را به شما می‌دهد تا یک سازمان چابک‌تر پدید آورید. با خودکارسازی فعالیت‌های تکراری، افزایش شفافیت، افزایش مشارکت و بهره‌وری کارکنان، بهبود سرعت انجام کارها و نظارت بر آنها، شما می‌توانید سطح سازمان خود را ارتقا دهید. برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت دموی رایگان، با کارشناسان ما تماس بگیرید.